Personvernerklæring
Erklæringen beskriver hvilke opplysninger kursplattformen behandler, hvem som har ansvar, hvem som kan se hva, og hvor lenge opplysningene lagres.
Erklæringen gjelder KI Akademiet kursplattform. Virksomheten din er behandlingsansvarlig. LAUMB er databehandler.
Kort forklart
Virksomheten din bestemmer at du skal ta kurset og er behandlingsansvarlig. KI Akademiet drifter plattformen som databehandler. Vi behandler så få opplysninger som mulig, og bare så lenge det er nødvendig.
Hvem har ansvar for opplysningene
Virksomheten som tildeler kurset er behandlingsansvarlig for deltakeropplysningene. Du finner virksomhetens personvernkontakt i kursinvitasjonen og hos din nærmeste leder eller kursansvarlig. LAUMB er databehandler og behandler opplysningene etter dokumentert instruks. Kontakt: Robin Laumb, robin@kiakademiet.no, telefon 924 69 488, Drognesjordet 59, 2150 Årnes.
Hvilke opplysninger vi behandler
Navn, epost, virksomhetstilknytning, rolle, språkvalg, kursfremdrift, forsøk og resultat på kontrollspørsmål og avsluttende test, tidspunkt for siste aktivitet, kursbevis med kontrollkode, samt tekniske hendelseslogger uten kursinnhold.
Hvordan opplysningene kommer inn
Opplysningene kommer fra virksomheten din gjennom invitasjon eller import av deltakerliste, fra deg selv når du logger inn og fyller ut navn og språk, og fra din egen bruk av kurset.
Hvorfor opplysningene brukes
Opplysningene brukes til å gi deg tilgang, vise riktig kurs, lagre fremdrift, vurdere tester, utstede kursbevis, sende nødvendige meldinger og dokumentere gjennomført opplæring for virksomheten.
Hva kundeadministrator kan se
Kundeadministrator i din virksomhet ser navn, epost, kursstatus, fremdrift i prosent, dato for siste aktivitet og fullføringsdato. Kundeadministrator ser ikke enkeltsvar, feilvalg eller detaljert aktivitetslogg.
Quizsvar og vurdering
Mens du tar kurset lagres svarene som trengs for vurdering, tilbakemelding og gjenopptakelse. Når kurset er bestått og kursbeviset utstedt, slettes detaljerte enkeltsvar senest innen 24 timer. Forsøk, poeng, beståttstatus og dato beholdes.
Epost og påminnelser
Plattformen sender innloggingslenker, invitasjon, velkomstmelding, påminnelser og melding om kursbevis. Emnefeltet inneholder aldri detaljert fremdrift eller resultat. Vi bruker ikke sporingspiksler.
Kursbevis og offentlig kontroll
Kursbeviset har en unik, ikke gjettbar kode. Den offentlige kontrollsiden viser bare gyldighet, kursnavn, kursleverandør, virksomhet, fullføringsdato og status. Navn og epost vises aldri.
Hvem opplysningene deles med
Opplysningene deles med virksomheten din og med databehandlerens underdatabehandlere for applikasjonsplattform, database, autentisering, lagring og epost. Gjeldende, versjonert liste ligger i vedlegg 3 til databehandleravtalen. KI-leverandør mottar aldri deltakeropplysninger, og opplysningene brukes aldri til trening av KI-modeller.
Hvor opplysningene behandles
Driften er satt opp i en europeisk skyregion. Overføring utenfor EØS skjer bare med gyldig grunnlag etter personvernforordningen kapittel V, i praksis EUs standard personvernbestemmelser. Behandlingssteder og overføringsgrunnlag per leverandør fremgår av vedlegg 3 til databehandleravtalen.
Hvor lenge opplysningene lagres
Rå CSV og rå importrekker slettes straks importen er fullført, og senest innen 24 timer ved feil eller avbrudd. Detaljerte quizsvar og feilvalg slettes når kursbeviset er utstedt, senest innen 24 timer. Invitasjons- og leveringsstatus lagres i aktiv kurstildeling pluss 12 måneder. Detaljert kort- og modulprogresjon lagres i aktiv påmelding pluss 12 måneder etter fullføring eller tilbaketrekking. Forsøkssummer, poeng og beståttstatus lagres i 3 år etter fullføring og reduseres deretter til nødvendig fullførings- og kursbevisinformasjon. Kursbevis og et minimalt verifikasjonsregister har ingen automatisk utløpsdato, og ved opphør velger virksomheten eksport og sletting, særskilt videre instruks eller reell anonymisering. Signert avtale og signeringsbevis lagres i avtaleperioden pluss 5 år. Sikkerhets- og administrasjonslogger lagres i 12 måneder. Logg over KI-kjøringer for kundetilpasning lagres i 12 måneder og inneholder aldri deltakeropplysninger. Bevis for fersk innlogging ved avtalesignering slettes 30 dager etter bruk eller utløp. Sletting kan settes til side ved en registrert, tidsavgrenset rettslig sperre, for eksempel ved rettslig krav eller aktiv gransking, og gjennomføres straks sperren oppheves. Data som er slettet i produksjon kan finnes i sikkerhetskopi til neste leverandørstyrte rotasjon, og er da ikke tilgjengelig for ordinær bruk.
Informasjonskapsler og lokal lagring
Vi bruker nødvendig lagring i nettleseren for innlogging, språkvalg og lys eller mørk modus. Vi bruker ikke analyseverktøy eller markedsføringssporing.
Slik beskytter vi opplysningene
Innlogging skjer uten passord med en engangslenke som virker én gang og utløper etter 15 minutter. Lenken kan bare brukes én gang. Signering av databehandleravtalen krever i tillegg en fersk engangsautentisering som er bundet til avtalen og til nøyaktig den avtaleteksten som er lest. Tilgang styres på serveren med rollestyring og radnivåsikkerhet, slik at én virksomhet aldri ser en annen virksomhets data. Kursbevis lagres i privat lagring. Innloggingslenker, engangskoder og quizsvar logges aldri.
Dine rettigheter
Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning og å protestere. Fordi virksomheten din er behandlingsansvarlig, retter du henvendelsen dit. KI Akademiet bistår virksomheten. Du kan klage til Datatilsynet.
Endringer og kontakt
Erklæringen oppdateres når plattformen endres. Spørsmål om egne opplysninger rettes til virksomheten din. Spørsmål til databehandleren rettes til Robin Laumb, robin@kiakademiet.no, telefon 924 69 488. Du kan klage til Datatilsynet.
Hva du kan endre selv på Min side
På Min side kan du endre visningsnavn og språk. Epostadresse, virksomhetstilknytning, roller, kursresultat, fremdrift og kursbevis eies og kontrolleres av virksomheten din, og kan ikke endres fritt av deg. Endringer du gjør selv logges uten fritekst med persondata. Trenger du å rette noe annet, kontakter du kursansvarlig i virksomheten din.
Slik henger dokumentene sammen
Databehandleravtalen mellom virksomheten din og KI Akademiet utfyller denne erklæringen. Underdatabehandlere, behandlingssteder og overføringsgrunnlag står i vedlegg 3 til avtalen.
Databehandleravtalen signeres digitalt inne i plattformen av en autorisert kundeadministrator med fersk engangsinnlogging.